令和元年会社法改正により導入された株主総会資料の電子提供制度が施行され、2023年３月１日以降に開催される株主総会において、この制度が適用開始になります。

単純に言えば、毎年、全ての株主へ郵送している株主総会資料を一定の手続きをすれば、いちいち郵送せずに、Webで確認してもらうようにして、ペーパーレス化やコスト低減をはかる事ができるというような仕組みです。

その制度について、関連団体・企業が、それぞれの役割に応じて書面を公表しております。

ここでは、それをまとめてご紹介させていただきます。

日本証券業協会「株主総会資料の電子提供制度等に関するリーフレット」

制度について、内容をざっくりと理解するためのリーフレットです。

こちらになります。

三井住友信託銀行「電子提供制度についてのご案内（会社法の一部改正）」

これも日本証券業協会のリーフレットと同様、この制度について、ざっくりと理解するためのサイトです。

大手信託銀行の各ホームページには、この制度について説明しているサイトがありますが、ブログの中の人は、三井住友信託銀行のサイトには絵がついていてわかりやすいと思っています。

こちらになります。

経団連「会社法施行規則及び会社計算規則による株式会社の各種書類のひな型（改訂版）」

2007年2月9日に会社法施行を契機に旧商法の下でのいわゆる「経団連ひな型」(どうでも良い話ですが、最初の経団連ひな型をまとめた経団連企画部長は、ブログの中の人の直属の上司でした）を作成し、そのひな型を電子提供制度の適用開始に合わせて改訂しました。

特に招集通知がチェックすべきなのかなと思います。

こちらになります。

全株懇「電子提供制度における招集通知モデル（電子提供措置事項の一部を含んだ一体型アクセス通知）」

経団連と同様、全国株懇連合会も電子提供制度における招集通知モデルを作成し、公表しています。

目的等は、前述の経団連ひな型と同様です。

こちらになります。

全株懇「株主総会資料の電子提供制度に係る定款モデルの改正について」

全国株懇連合会は、定款モデルを作成し、公表しています。

電子提供制度の導入をする際、定款における条文に参考となります。

こちらになります。

全株懇「株主総会資料の電子提供制度に係る株式取扱規程モデルの改正について」

全国株懇連合会は、株式取扱規程モデルを作成し、公表しています。

電子提供制度を導入するにあたって、株式取扱規程を改訂すべきとして、その内容を提案しています。

こちらになります。

全株懇「書面交付請求対応指針 」

株主からの書面交付請求の方法については、会社法上特段定められていません。

一方、電話等での口頭による書面交付請求を認めると、会社として事後的に書面交付請求の有無を確認することが困難となることが懸念されます。そこで全国株懇連合会は、書面交付請求についての実務対応上の留意点等を明確にするため「書面交付請求対応指針」を定めました。

こちらになります。

全株懇「電子提供制度の実務対応」に関する提案書

この提案書では、電子提供制度に関してQ&A方式で、論点ごとに実務対応の在り方や留意点を示しています。

こちらになります。

JT「株主総会資料の電子提供制度にかかる当社の対応につきまして」

大企業を中心にして、経営者は電子提供制度に関してどのような対応をするのかを検討しています。

その一例として、日本たばこ産業株式会社でのプレスリリースを紹介させていただきます。

こちらになります。

法務省「株主総会資料の電子提供制度に関する登記について」

電子提供措置に関する登記の手続などが示された書面が法務省から出ております。

こちらになります。

日本監査役協会「監査役監査基準」等における電子提供制度に係る条文の追加について

日本監査役協会は、監査役監査基準を作成し公表しています。

電子提供制度の運用開始するとその基準も一部修正すると公表しています。

こちらになります。

東京証券取引所「株主総会資料の電子提供措置における東証ウェブサイト利用時の留意点」

これは上場後の実務になると思いますが、東証では東証ウェブサイト利用時の留意点を公表しています。

こちらになります。

まとめ

各団体や企業が公表している株主総会資料の電子提供制度の関連公表資料をまとめて紹介させていただきました。

上場を目指す会社にとりましては、信託銀行に相談しながら、上場前に定款と株式取扱規程の改訂を進めていくものと考えています。

IPOAtoZは、今後も上場申請会社にとって実務に影響が出そうな法規則の変更があれば、紹介させていただきます。

IPOAtoZでは、Twitterで上場準備に関する情報をたまに発信しています

ぜひフォローをお願いします。